SalesforceからHubSpotへ移行で「二重管理」と手動作業を解消！人材紹介業の成果を最大化するKPIダッシュボード構築｜Blackbelt株式会社

■企業紹介
Blackbelt株式会社
HP ： https://blackbelt-corp.com/
業界 ： ヘルスケア業界特化の人材紹介業
従業員数 ： 10名以下
製品 ： HubSpot Sales Hub（Enterpriseプラン）／HubSpot導入・移行支援

Blackbelt株式会社（2024年設立、東京都港区）は、製薬企業、医療機器、理化学などヘルスケア業界の営業・マーケ・エンジニア層に特化した人材紹介事業を展開する企業です。
非常に質の高いハイクラスマッチングを強みとされており 、業界内での確固たるネットワークを基盤に成長を遂げています。

導入前の課題：拡大を見据えたSalesforce導入と、少人数運用における「設定・入力工数」の壁

Blackbelt様では、将来的な事業拡大を見据えて起業当初からSalesforceをいち早く導入し、高度な情報基盤の構築を進められていました。

しかし、少数精鋭のチームで日々の膨大なマッチング業務とシステム運用を両立していく中で、手動作業の多さや仕様上の制限が、メンバーの貴重な時間を圧迫し始めていました。
具体的には、主に以下の3つの課題に直面していました。

課題1：多大な手動作業とステータス更新の負荷

メインの集客経路であるLinkedIn等から獲得した候補者情報を、すべて手動でSalesforceに入力する必要があり、多忙を極める日々の業務の中で大きな工数となっていました。
さらに、案件決定（成約）時や候補者の内定獲得時に、関連する複数データのステータス変更を手動で行わなければならず、実態とデータにどうしても乖離が生じやすい状態にありました。

課題2：Salesforceのカスタマイズの難しさと権限エラーによる「二重管理」

ヘルスケア業界特有の領域（循環器や整形外科など）を柔軟に複数タグ付けしたくても、当時のSalesforceの仕様上、標準機能でのカテゴリー選択に制限があり、実務のスピード感に合わせたカスタマイズに難しさを感じておられました。
さらに、アカウントの権限設定の影響により、営業担当者がコア機能である「Match（取引）」画面にアクセスしづらい事象が発生。
日々のお客様対応を最優先するため、暫定的にNotionでパイプラインや選考プロセス、アクティビティを管理せざるを得ず、不本意ながらもデータの二重管理がボトルネックとなっていました。

課題3：分析レポート構築のリソース不足とKPIのブラックボックス化

同社では、個人別のミーティング数や書類送付数、コール数などの歩留まり（KPI）が可視化されていないことも改善すべき課題でした。
Salesforceは非常に多機能である反面、これらの「日々の歩留まり（KPI）」を過不足なく可視化するレポートを作成・維持するには、膨大な設定工数が必要でした。
そのため、日々の営業活動に追われる少数精鋭の体制ではレポート機能にまで手が回らず、せっかくの貴重な活動データが十分に分析に活かしきれていないという課題を抱えていらっしゃいました。

HubSpot導入：業務プロセスに合わせたCRMの設計と設定サポート

そこでこれらの課題を解消するために、ナウビレッジはHubSpotのパートナーとして、Salesforceからの移行を決定されたBlackbelt様の細かなご要望をお伺いしながら、日々の業務プロセスに合わせたCRMの設計と設定のサポートを行いました。
具体的に実施した内容は、主に以下の3つです。

①オブジェクト構造のシンプル化とビューでの切り分け

コンタクト（顧客情報）の中で「候補者」と「企業の採用担当者」を分けず、1つのコンタクトオブジェクトに統合しました。その上で、プロパティに分類フラグを設け、ビューのフィルターで表示を切り替える運用をご提案しました。
また、詳細画面には「履歴書テキスト情報」用のカスタムカードを作成し、必要な情報を格納して検索性を高められるよう調整しています。

②営業・請求・粗利管理プロパティの柔軟な開発

成約時の達成感を大切にされるご意向に合わせ、「Close」ステージへの移動はあえて手動運用のままとしつつ、特定のフェーズに進んだ際に「売上」レコードが自動作成されるワークフローを設定しました。

また、入社日に合わせた請求漏れを防ぐため、取引プロパティ内に「入社日」と「請求済み」のチェックボックスを設置し、「未請求の今月入社予定者リスト」がすぐに確認できるビュー（請求対象）を構築しました。あわせて、手数料（売上）から求人サイト等へ支払うコストを差し引いた「粗利」が自動計算されるロジックも実装しています。

③マッチング機能の実装と求人票コピーの効率化

候補者詳細画面と求人の間で、お互いの条件に合致する情報を検索できるよう、従来の仕様を踏襲した「マッチング画面（Matching Extension）」をHubSpot上に配置しました。

さらに、求人情報の「会社名」「ポジション」「職務内容」「年収」といったデータをボタン一つでコピーし、メール等にスムーズにペーストできる機能を実装し、手入力の手間を軽減できるよう工夫しました。

Matching Extensionの詳細はこちら

④ウィークリーKPIダッシュボードの構築

営業活動の進捗をスムーズに確認できるよう、以下のような歩留まりを追えるカスタムダッシュボードを作成しました。

• 候補者とのMTG数、企業とのMTG数
• 新規求人作成数
• 推薦書送付件数
• 面接獲得・実施件数
• コール数（候補者・企業担当者別の通話履歴）

目標テンプレート機能等を活用し、週次（月〜日）で各担当者様の進捗をレビューしやすい環境を整えました。

導入後の成果

Salesforceの設計をそのまま再現するのではなく、HubSpotの柔軟性を活かした設計へと移行・構築した結果、同社では運用の効率化とデータ活用において、以下のような具体的な成果を実感いただけるようになりました。

情報インフラの統合：Notionとの「二重管理」が不要に

営業担当者も、すべての取引情報に同一のプラットフォームからスムーズにアクセスできるようになりました。

結果的に、これまで発生していた「Salesforceの権限問題を補うために、Notionへパイプラインや選考進捗、アクティビティを手動で重複入力する」という工数が不要になり、システム間でのデータ乖離のリスクも解消されました。

事務工数の削減：履歴書検索と求人案内コピーの省力化

詳細画面に設けた「履歴書テキスト情報」用のカスタムカードへ情報を格納することで、候補者様の経歴キーワード検索が迅速に行えるようになりました。

さらに、マッチング画面から求人票の「会社名」「ポジション」「職務内容」「年収」といった必要データをボタン一つでコピーし、案内メール等へそのままペーストできるようになったため、1件あたりのマッチングにかかる手入力の工数や転記ミスが低減されました。

経営プロセスの適正化：請求漏れの防止と粗利の自動算出

「入社日」と「請求済み」チェックボックスを連動させた請求対象ビューを構築したことで、「今月入社予定の未請求者」が瞬時にフィルタリングされ、少数精鋭チームでも請求漏れを未然に防ぐ仕組みが整いました。
また、手数料（グロス売上）から求人サイト等へ支払うコストを自動で差し引く計算プロパティにより、手計算の手間なく正確な「粗利」がシステム上で把握可能になりました。

営業プロセスの可視化：重要歩留まり指標（ファーストインタビュー数）の週次把握

週次（月〜日）のカスタムダッシュボードが稼働したことで、候補者・企業別のミーティング数や、推薦書送付件数、通話履歴（コール数）が自動で集計されるようになりました。

特に、成約への歩留まりを改善する上で同社が最重要視されている「ファーストインタビュー数」の進捗が、毎週月曜日の朝のレビュー時にパッとひと目で確認・評価できるようになり、感覚ではなく精緻な数字データに基づいた営業の振り返りと対策のサイクルが定着しました。

Blackbelt株式会社 代表 呉様よりコメント

「事業のプロセスに合わせた柔軟な運用や、データのタイムリーな共有、レポートによる可視化をどのように実現するかを模索していました。

ナウビレッジさんは、私たちの人材紹介業務を深く理解してくれた上で、HubSpotの強みを活かした提案をしてくれました。

特に、求人情報と候補者をスムーズに突合できるマッチング機能や、入金管理を確実に行うための請求ビューの作成、毎週の数字がパッと見えるダッシュボードの構築は本当に助かっています。

操作方法のレクチャーも丁寧で、今では自分たちで簡単にプロパティを追加してカスタマイズできています。移行したことで、私たちが理想としていた効率的な運用体制を整えることができました。」

導入を支えたHubSpot認定パートナー「ナウビレッジ株式会社」

ナウビレッジ株式会社は、HubSpotのパートナーとして、ツールの初期設定をはじめ、クライアント企業様の事業特性やビジネスゴールを深く理解した上で、業務効率化と成果に直結するCRM/SFAの構築をご提供しています 。
人材紹介業をはじめ、B2B営業において、
「日々のデータ入力や管理業務の負担を軽減したい」
「現場のメンバーが直感的に使いやすいシステムに刷新したい」
「自社の運用プロセスに合ったKPIレポートを手軽に作成したい」