HubSpotで実現！為替レート変動に対応した案件管理とデータ一元化で成長する国際ビジネス｜ユニテンプジャパン株式会社様

■企業紹介
ユニテンプジャパン株式会社
HP：https://www.unitemp.jp/
業界：製造業・輸入商社
従業員数：4名
製品：Sales Hub（Professionalプラン）／Service Hub（Starterプラン）

ユニテンプジャパン株式会社（2012年設立、東京都町田市）は、ドイツのユニテンプ社の半導体製造装置（後工程パッケージング技術）の輸入・販売・サポートを手掛ける会社です。
日本とドイツを繋ぐ架け橋となることを理念に活動されています。

抱えていた課題：ツール選びの失敗で増幅した、国際ビジネス特有の為替管理と情報散在の非効率

ユニテンプジャパン株式会社様では、当初、新規顧客開拓や売上向上を目指す中で、営業活動の効率化や顧客対応における業務のデジタル化、そして国際ビジネス特有の為替レート変動への対応に課題を感じておられました。
これらの経営課題を解決する手段の第一歩として、他社製のCRMツールを導入しましたが、その過程で以下の問題に直面しておられました。

1. 以前のCRMでの失敗：「日本語の壁」と「ツールの学習コスト」

以前導入したCRMツールは、同社にとって初めてのCRM/SFAシステム導入でしたが、その製品特性から十分な活用に至りませんでした。

・海外製品のため解説・説明が英語
導入した製品は海外での展開が中心であったため、画面解説や説明が主に英語で提供されていました。そのため、理解するのに時間がかかってしまい、ツールを覚えるのが仕事という状態になってしまっていました。

・十分なサポート機会が得られなかった
システム導入が初めてであったこと、またサポート体制が海外中心であったことも重なり、日本語での迅速なサポートを受けることが困難でした。せっかく導入した機能があっても十分に活用できていませんでした。

2. 国際ビジネス特有の複雑な課題：「為替レート変動への非対応」

ユニテンプジャパン様は、ドイツ製半導体製造装置の輸入・販売を手掛けるため、為替レートの変動は会社の収益計算や経営判断に直結する重要な要素です。
しかし、以前のCRMツールではこの事業特有のニーズに対応できていませんでした。

・仕入れ値計算の複雑さへの非対応
輸入ビジネスを展開される同社にとって、日本国内の取引と違い、為替レートの変動を常に考慮に入れる必要がありました。また、輸入消費税や国際運送費など、国内企業ではあまり発生しない費用項目も正確に管理しなければなりませんでした。

・非効率なデータ管理
以前のツールでは、この為替レート管理機能がサポートされていなかったため、外貨での仕入値を特定日の為替レートで正確に日本円に変換する作業が手動で行われていました。この手作業は、データ入力・管理の非効率性を生み出すだけでなく、計算ミスや、正確な原価や利益の把握を遅らせる要因となっていました。

3. 業務プロセスとデータ管理の分断による非効率

既存のツールや紙でタスク管理をするなどのアナログな運用では、データが散在してしまい、業務連携に大きな課題を抱えていました。

・営業案件の進捗管理の曖昧さと情報散在
タスク処理や顧客とのやり取りのメール履歴などが分散しており、情報検索にムダが多く発生し、営業効率を低下させていました。

・顧客サポートから収益化へのプロセス不備
運用保守の問い合わせ対応と、そこから発展する有償の修理やオプション追加といった「取引」との連携が手動で行われていました。そのため、対応が煩雑になり、有償化の機会を見逃してしまうリスクや、顧客対応から営業への引き継ぎにロスが生じていました。

HubSpot導入支援：国際ビジネスの複雑性を解消したHubSpotカスタム導入支援

これらの課題を解決するため、同社では新しいCRM/SFAツールの導入が検討されました。「やりたい内容」をカスタマイズして業務プロセスに対応できる仕組みがあること、使いやすい画面設計であることが決め手となりHubSpotの導入を決定。
そして専門家による伴走支援を求め、ナウビレッジ株式会社にご相談いただく運びとなりました。

ナウビレッジで実施したサポートは、主に以下の内容です。

1. 案件管理の可視化

看板方式（パイプライン）での案件進捗管理の構築を行いました。
取引ステージを「お見積書提出済み」や「商談成立見込み80%」などと明確に定義し、看板方式で可視化。営業プロセス全体の見通しを良くし、どの案件に注力すべきか、見込み度をデータに基づいて判断できる体制を実現しました。

2. 為替レート自動変換ロジックの実装

外貨→日本円の自動変換ロジックをHubSpotでカスタム実装しました。
輸入ビジネスの根幹である為替レート変動リスクに対応するため、ナウビレッジがお客様の計算ロジックをヒアリング。HubSpotのカスタムプロパティとワークフロー機能を活用し、外貨で入力された仕入値に対し、特定の日付時点の為替レートを適用して自動的に日本円に変換する機能を構築しました。

3. 運用保守から収益化への自動移行の設計

チケット管理（運用保守）から取引管理（有償案件）へ移行するワークフローを設計しました。
お客様からいただく「運用保守の問い合わせ（チケット）」が、追加の修理や新規オプション追加などの「取引（有償案件）」に発展した場合を想定した設計で、Service Hubのチケット機能からSales Hubの取引機能へ、シームレスにデータとタスクを自動で引き継ぐロジックを構築し、収益機会の取りこぼしを防ぎ、対応の効率化を実現しました。・HubSpot ⇔ Google Workspaceの連携
Google Workspace（Gmail、カレンダー）との連携によるタスク・メールログの自動化を設計しました。
日常的に利用されているGmailやGoogleカレンダーとHubSpotを連携。メールの送受信履歴やタスク、ミーティング情報が自動的に該当の取引データへ記録されるように設定し、手動での入力作業を大幅に削減。営業担当者が本来注力すべきコア業務に集中できる環境を整えました。

導入後の効果：タスク管理や為替レート変動対応などの非効率性が解消された

今回のユニテンプジャパン様のケースでは、紙や複数のツールに分散していた情報がHubSpotという一つのCRMシステムに集約されたことで、情報検索のムダがなくなり、「効率よく仕事が進められるようになった」ことが大きな成果だと感じていただけています。

その他にも、以下のような点で効果を感じていただけております。

【効果1】国際取引の正確性と迅速性の向上

課題であった為替レートの管理については、外貨で入力した仕入値が特定日の為替レートで自動的に日本円に変換される仕組みが構築されたことにより、手動での計算が不要となり、為替変動リスクを考慮に入れた正確な原価計算と迅速な経営判断が可能となりました。

【効果2】営業活動と顧客対応のスムーズな連携

案件の進捗状況を視覚的に把握できる看板形式での管理により、「見やすさや管理のしやすさが非常に向上した」と評価いただきました。また、Google Workspaceとの連携により、メールログやタスクが自動でHubSpotに連携され、営業活動におけるノンコア業務の工数が大幅に削減されました。さらに、運用保守から有償案件へ自動移行するワークフローにより、顧客サポートから収益機会への移行プロセスがスムーズになり、対応の効率化が図られました。

【効果3】働き方の柔軟性の向上

データが一元化されたことで、会社にいる時だけでなく、外出先や自宅に帰った後でも最新のデータや進捗状況を確認できるようになり、柔軟な働き方も実感いただけております。

ユニテンプジャパン株式会社 代表取締役 嘉登様よりコメント

「以前のCRMでは、顧客管理と営業進捗管理を実施していたのですが、英語での解説・説明が多くストレスを感じており、また為替レートを手動で管理する必要があるなど手間がを感じていました。
そこでHubSpotを導入することにしたのですが、ナウビレッジさんには、導入の支援をいただき、弊社の国際ビジネス特有の課題を深く理解していただいたうえで、HubSpotで必要機能をカスタム実装していただきました。

今では、顧客管理、営業進捗管理に加えて、仕入れ値の円換算が自動で行われるようになっているため、営業が本来のコア業務に集中できているので助かっています。
タスクや依頼などもアナログ管理からデジタル化でき、データが一元化されるので外出先でもタスク処理ができたりメールを見れたりするようになりました。
自分たちだけで実装するには時間がかかったと思うので、専門性の高い支援に心から感謝しています。」

導入を支えたHubSpot認定パートナー「ナウビレッジ株式会社」

今回の事例は、弊社ナウビレッジが提供した支援以上に、ユニテンプジャパン株式会社様の皆様のご協力があったからこそ、複雑なカスタム要件をスムーズに実現できました。

特に国際的な商流を持つ製造業や商社においては、ツール導入の成否は「機能の多さ」ではなく、「為替変動や特殊な仕入れロジック」といった事業の根幹となる要素を、いかにCRM上で正確に再現できるかにかかっています。

ナウビレッジ株式会社は、HubSpot Diamond Partnerとして、信頼感、専門性、丁寧さを基本とし、お客様の事業モデルを深く掘り下げ、「複雑な業務をシンプルな仕組みに変え、正確な利益管理を実現するHubSpot」の導入・定着をご支援できるよう日々努めています。

「属人化していた為替リスクや原価計算を、システム上で自動化したい」
「過去のデータが散在し、営業活動や顧客サポートにロスが生じている」
「以前の導入経験から、国内での手厚いサポート体制を求めている」
など、国際取引やアナログ管理の限界にお悩みの方や、今のツールに課題を感じている方は、まずは一度お気軽にご相談ください。

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