【人材紹介】返信数を最大化させるスカウトRPA

スカウトとは、人材紹介会社が求職者を集客する手法の一つであり、求人サイトに登録している求職者に直接オファーメールを送る集客方法です。
広告運用するよりもターゲットを絞り込むことができ、転職活動をしている顕在層にアプローチができるため、効率的な集客手法として注目されています。

本記事の前半ではスカウトそのものについて説明をし、後半ではスカウトで成果を最大化するために欠かせないRPAについて解説します。

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1．スカウト集客のメリット

転職活動をすでにしている顕在層にアプローチができるスカウト集客ですが、顕在層に対して集客ができる以外のメリットも多くあり、その中でも特に注目すべきポイントを以下にまとめました。

1.1 広告よりも明確なターゲット選定ができる

スカウト集客では、LPやバナーを作りリスティング広告やMeta広告などで集客をするのではなく、あらかじめ経験職種・住所・希望条件・希望勤務地・希望の働き方等を選定したターゲットに対してアプローチを行います。これにより、自社が保有する求人のニーズに最も適した候補者を見つけ出すことができます。

1.2 面談前に求職者情報がわかるので面談の精度が上がりやすい。

スカウト集客で集めた求職者は、他の広告から集客した候補者よりも事前情報が多い傾向があります。スカウト以外の集客方法だとカスタマーサポート部門が面談前に経歴、住所等のヒアリングをする必要がありますが、経験職種・住所・希望条件・希望勤務地・希望の働き方等を求人サイト上に登録しているため、キャリアアドバイザーが万全な状態で面談を行うことが可能です。

1.3 求職者の数を増やしやすい

スカウト集客は、あらかじめ選定した優秀な候補者に対してアプローチを行うため、効果的にターゲットとなる求職者の集客ができます。これにより、クライアント企業の様々な採用要件に応えやすくなります。

1.4 競合他社との差別化

スカウト集客は、個人に対してアプローチができるため、テンプレートではなく個人にあった文章を作りこむことで競合他社との差別化を図ることができ、スカウトの返信率や面談の実施数向上にも繋がります。

1.5 決定率を高められる

事前に検索条件を絞ることにより、スカウトで集客した候補者は、クライアント企業の求める要件に合致している可能性が高いため、決定率(内定承諾率)が高まります。
人材紹介事業を運営する上では、スカウト集客はますます重要な手法の一つになっています。適切なターゲット選定はもちろん、候補者がどういうメッセージを受け取ったら開封したくなるかを意識してスカウトを送付することで、広告では集客しづらい求職者を集客できます。

2．人材紹介におけるスカウトの課題

スカウトで求職者を集客することは有効な戦略である一方で、下記のような課題があります。

2.1 時間と負荷が掛かってしまう

スカウト集客は、媒体によっては人がサイトに張り付いて新規登録者がいるか確認する必要があります。そのため、多くの時間とリソースを費やすことが必要です。
100人にスカウトを送って1人返信が帰ってくればいいほうといった媒体も多いため、
時間がかかる割には面談数を増やせない可能性もあります。

2.2 不快感を与える可能性がある

求職者の中には、スカウトのメールが届くことに不快感を覚える場合があります。
求職者がすでに多数のスカウトが送られていてうっとうしさを感じている場合や、求人を見たいだけで転職することを考えていない場合などではネガティブな反応が生じることがあります。

2.3 ブランドイメージを傷つける可能性がある

スカウトメールの内容が不適切な場合や送付のしすぎの場合などは悪い口コミがつき、ブランドイメージに損傷を与える可能性があります。
過度なスカウトや不適切なアプローチは、求職者や業界内での評判を落とし、集客に取ってマイナスな影響を与えます。

2.4 送付求人の必須要件に該当せずに求職者が応募できないケースがある

求職者の経歴を見てマッチすると思ったクライアント企業の求人を添付してスカウトメールを送ったものの、詳細に経歴について話を聞いたら必須項目に合致しておらず、推薦をすることが難しい場合もあります。
求職者からしたら「スカウトをしてきたから時間を取ったのに応募できないなんて何事だ！」と思い、クレームに発展するケースも存在します。

以上のデメリットを踏まえると、スカウト集客を成功させるためには、慎重な計画と適切なアプローチが必要です。候補者の気持ちや希望を尊重し、ブランドイメージを損なわないよう努めることが重要です。

3．スカウトの返信率

3.1 スカウトメールの返信率とは

スカウトメールの返信率とは、企業が送信したスカウトメールのうち、候補者からの返信があった割合のことを示します。
式で表すと下記になります。

・スカウト返信率＝求職者からの返信数÷スカウトメール送信数

人材業界でリサーチャーをしている方はこの返信率をいかに上げるか、返信数をいかに増やすかを考えながら業務をしています。

3.2 平均的な返信率

スカウトメールの平均返信率は約10％前後と一般的に言われていますが、平均返信率は媒体ごとに大きく異なるため、KPIなどに設定する場合は一律で目標を決めず、媒体ごとに検討する必要があります。
たとえば、「Wantedly」の平均返信率は16％程度、「ビスリーチ」では平均7％程度、「doda maps」では平均〇〇％と大きくばらつきがあります。
特に「Wantedly」は採用広報をメインとして利用されることが多く、他のサービスと比較してスカウトツールとして利用されるケースが少ないため、他媒体と比べると送付数が少なく、返信率が極端に高い傾向があります。

一方、「doda」は、スカウトツールとしての利用がメインで導入されるケースが多いため、企業側も積極的にスカウトメールを送信します。しかし、登録している候補者は複数の企業からのスカウトメールを受け取ることになり、返信率は低くなる傾向があります。

4．スカウトに強い組織を作るには？

4.1 企業担当の協力を得る

人材紹介業界ではCA(キャリアアドバイザー)とRA(リクルーティングアドバイザー)の協力体制が非常に重要です。
これはスカウトメールにも該当します。
RAがクライアント企業に求人の添付に関する許可を取得したり、スカウトメールの文章作成時や媒体での検索設定をする時にＲＡが持つクラウント企業のニーズに関する情報を正しく反映することは、
スカウトメールの返信数を増やすためにも非常に重要です。

4.2 効果検証期間を作る

スカウトを組織に導入したばかりの時は一つの返信に一喜一憂をしてしまい、
一回返信がきたスカウトメール文を使い続ける。もしくは少し返信が来ないだけですぐにスカウトメールの内容を変えてしまうことがあります。
ただ長期的にスカウトを運用する際にはそのテンプレが本当に効果があるのかを吟味する必要があります。
効果検証期間を最低でも2週間は作りましょう。

4.3 スカウト専任リサーチャーを配置する

CAの人数が15人を超えたらスカウト専任のリサーチャーを配置することも検討しましょう。
CAがスカウト業務を行いつつ、CA業務をこなすのは非常に難易度が高いです。
人材業界は残業時間が多くなりやすい傾向になりますが、スカウト業務もその温床の一つです。
分担できる業務は分担し、集中して業務を行える環境を作りましょう。

また、リサーチャーではなく後述するRPAを導入したほうが結果的に費用対効果が良いこともありますので、
リサーチャーとRPAのどちらが組織体制に合うのかをよく検討しましょう。

5．スカウトの返信数を増やす方法

5.1 候補者が知りたい情報を記載する

スカウトメールでは、候補者が知りたい情報を記載することが大切です。

知名度がある超大手エージェントであれば、情報が薄い&どの企業でも言えることしか記載されていないスカウトメールを送付しても、求職者は返信することが多いです。
しかし、上記のような限られたエージェント以外の企業がスカウトを送る場合は求職者の気持ちを徹底的に考えなければ返信してもらうことはできません。

どの企業でも言えることを伝えるよりも、求職者が「何を知りたいのか・何を知れば安心できるのか」という視点を持ち文章を考えましょう。

例えば、若手の求職者がターゲットの場合は「エージェント＝無理やり就業先を決めさせられる」
というような先入観がある場合が多いので、「面談だけでも問題なし」など書類選考などをしなくても良い旨を文中に含めて面談へのハードルを下げましょう。

一方でハイクラス層であれば「年収アップの実績」「CA自体の経歴」「どういう求人を提案できるのか」を伝えることで求職者は信頼感をもつことができ、スカウトメールに対する返信をしてくれる可能性があがります。
候補者が知りたい情報が分からない場合は、自社が保有している中でも自信がある求人を添付し、スカウトメールを送付しましょう。

5.2 候補者の気持ちを理解する

上記のように求職者視点で必要な情報を入れたスカウトメールを作る場合は、
求職者の気持ちを理解することが欠かせません。
図に記載があるターゲットごとに抱えている悩みを理解し、
寄り添った文章を作りましょう。

5.3 媒体の特徴をとらえる

マイナビ、リクルート、Dodaなどスカウト媒体にも種類がありますが、
それぞれの媒体で登録している求職者の属性(年齢帯、年収、職種など)は異なります。
求職者の属性が違えば訴求するべきことや文体も大きく変わるため、
自社のターゲットがその媒体に多くいるのか、今よりも最適なスカウト媒体はあるのか、スカウト媒体と訴求しているポイントが合致しているのかを定期的にみなすようにしましょう。

媒体名	登録者属性
マイナビ	新卒採用におけるシェアがある背景もあり、 第二新卒の転職初心者層が多い
RAN	オールジャンル対応、年収帯300～400万の層が多い
Doda Maps	属性はRANと変わらず、 30歳未満の営業販売サービス従事が多い
Doda X	年収800～1200万のビジネスサイドの登録者が多い
Green	IT/Web系の人材50%以上、25～39歳が約70%
リクルートダイレクトスカウト	年収帯700～1200万のハイレイヤーがおおい

5.4 配信時間を変える

転職活動が当たり前になった現代では、多くの求職者は在職しながら転職活動を行います。
そのためスマートフォンを見る時間が限られているケースが多いです。
返信がなかなか増えない場合はターゲットとなる求職者がスマートフォンを見る時間にはスカウトメールが埋もれてしまっているケースがあるので、スマートフォンを見ているであろう昼休み、通勤電車に乗っている朝と夕方、夜ご飯を食べた後にメールをチェックしている時間等に新着として届くように配信時間を工夫してみましょう。

5.5 スカウトした理由に触れる

求職者様は何でスカウトを送ってきたのか、自分の経歴をちゃんと見ているのかに敏感です。
送ってきた理由もわからず自分の経歴も見ていないことがわかると、すぐに送られたメッセージを閉じ
他の会社から送られたスカウトメールに移ってしまいます。

どういう経験に魅力を感じたのか、どういった理由でスカウトを送ったのかについてはスカウトメールの冒頭で触れて、あなたのことをちゃんと見て送信しているということをアピールしましょう。

5.6 スカウトの運用方法を変える

人力でスカウト業務に限界を感じたり、スカウトの返信数が伸び悩む場合はRPAを利用しましょう。
RPAの詳細については後述しますが、CAもしくはリサーチャーが人力でスカウトを送付する場合は一日に100通メールを送付するのも一苦労です。
スカウトメールの返信率を上げるよりも返信数を上げることに視点を切り替え、可能な限り多くのターゲットに送付できるようRPAの導入も検討しましょう。

6．スカウトRPAとは？

6.1 RPAとは？

RPAとは、ロボティック・プロセス・オートメーションの略であり、人間が行うルーチン業務や作業をソフトウェアロボットが自動化する技術で、近年ビジネス業界で注目を集めているテクノロジーの一つです。
ルーチン作業や人が手動で行う作業をRPAが人間の代わりに作業することが可能です。
RPAで、ルーチン業務などを自動化することで、従業員の負荷を軽減し、生産性を向上させることができます。
また人為的なエラーを最小限に抑えることができるためより正確に作業ができ、
人件費の削減にも貢献するため、コスト削減効果が期待できます。

従業員がルーチン業務から解放されることで、人間がやるべき戦略的な業務やクリエイティブな作業に時間を割くことができます。

6.2スカウトにおけるRPA

業務効率・人件費削減に繋がるRPAですが、人材業界でも活用が進められています。
人材業界では主にルーティンワークや人為的なミスが発生しやすいスカウトの送付作業に導入されています。
RPAを導入することによりキャリアアドバイザーがスカウトを送付している場合は求職者対応に使える時間が増え、リサーチャーがスカウトをしている場合はキャリアアドバイザーやリクルーティングアドバイザーの人数を増やし、売り上げ額アップを目指すことができます。

7．スカウトRPAの種類と機能

7.1 スカウトRPAの種類

人材紹介事業でよく利用されるスカウトRPAは下記の4つです。

・スタンダードファクトリー
・ウエスティ・コンサルティング
・オープンアソシエイツ
・オートリサーチャー

月額10万円前後のシステムが大半となっています。

7.2 スカウトRPAにできること

スカウトRPAは上記のように複数種類がありますが、
活用できる機能についてはほとんど差はあまりありません。

スカウトRPAでは一般的に下記の機能が搭載されていることが多いです。

・スカウト自動送信
・スカウトテンプレートカスタマイズ
・メール送付時間の制御
・365日システム稼働
・配信履歴の確認

基本的に機能の差がありませんが、オートリサーチャーのみに搭載されている機能・特徴が3つあります。

それは、

➀自動返信機能
②フリーワードまで拾う詳細検索
③人材紹介マーケティングの実績が豊富なコンサルタントによるアドバイス
です。

以降の章で上記オートリサーチャーならではの機能・特徴を説明します。

8．オートリサーチャー

8.1 自動返信機能

スカウトで応募が来ても忙しくて日程調整するためのメールを送付できない…といった悩みを抱える企業が多いかと思いますが、オートリサーチャーなら自動で応募に対して日程調整をするためのメールも送付することができます。

スカウト媒体では下記2通りの連絡方法があります。
・媒体上で求職者と連絡を取る
・媒体からGmailなどのメールツールに移り連絡を取る。

オートリサーチャーでは上記2通りどちらの方法でも自動で日程調整の連絡を取ることが可能です。

8.2 詳細検索

オートリサーチャーでは、外国籍の検知や具体的な学歴の指定、「要件定義」「AWS」「営業の売り上げ金額」等細かい条件を絞り込むことが可能です。

それぞれのターゲットペルソナを作り、どういう経験経験の方にどの単語が入った言葉を送付するかも設定することが可能なため、決定率の高い層だけにスカウトお送りすることができます。

8.3 人材紹介マーケティングの実績が豊富なコンサルタントによるアドバイス

「オートリサーチャー」は人材紹介企業100社以上のマーケティングの実績があるナウビレッジが導入から運用までサポートします。

求職者のターゲット属性によってどんな媒体を使うべきか、どのようなテンプレートを使用するべきかなど人材紹介のマーケティング経験を活かした適切なアドバイスを受けることができます。

9．スカウトRPAなら「オートリサーチャー」

いかがでしたでしょうか。

スカウトの返信数を増やすための方法をまとめると
・テンプレートを変える
・配信方法を変える
上記のように大きく分けることができます。

配信方法を変えてスカウトの返信数を増やすにはRPAが欠かせません。
面談数を増やすためにもRPAの導入をご検討してみてはいかがでしょうか。

ナウビレッジが提供するオートリサーチャーであれば「テンプレートを変える」「配信方法を変える」の両方を改善することが可能です。

ぜひお問合せくださいませ。