HubSpotのメールテンプレートを活用しよう！業務効率化のための活用方法や注意点を解説

HubSpotのメールテンプレート機能は、営業、マーケティング、カスタマーサポートなど、ビジネス全般で利用できる便利なツールです。
送付する頻度の高い文章などをテンプレートとして保存しチームに共有することで、メールの作成時間を大幅に短縮しつつ、顧客に対して一貫性のあるメールコミュニケーションをとることができます。

この記事では、HubSpotのメールテンプレートの特徴や効果的な活用方法、作成手順、そして利用時の注意点について詳しく解説します。

▼こんな方におすすめ
・メール業務を効率化したい方
・HubSpotのテンプレート機能をうまく使えていない方

1．HubSpotのメールテンプレートとは

HubSpotのメールテンプレート機能は、定型的なメールを簡単に作成し、効率的に送信できるツールです。

営業やマーケティング、カスタマーサポートの場面では、見積もり依頼やフォローアップ、問い合わせ対応など、似たような文面のメールを頻繁に送る必要があります。

この機能を活用することで、毎回手作業で作成する手間を省き、ミスを防ぐことが可能です。

また、パーソナライズトークン（※）を使用して顧客ごとにパーソナライズ化することもできるため、より信頼いただける内容のメールを送ることが可能です。
※パーソナライズトークン：顧客の名前や会社名を自動挿入するための機能。テンプレートに挿入することが可能。

テンプレートは誰でも何度でも利用できるので、定期的な営業メールやサポートメールを素早く、高い品質で送信することができます。

2．HubSpotメールテンプレートのおすすめ活用パターン

以下に、テンプレート機能の具体的な活用パターンを事例とともに紹介します。

2.1 マーケティング活動におけるメール

マーケティング活動において、似たような内容のメールを複数の顧客に送信する場合、
あらかじめテンプレートを作成しておくことで、大幅な時間の節約が可能です。

具体的な活用シーン：
・季節ごとのセールや特典のお知らせ
・新商品のリリースに関するお知らせ
・顧客の誕生日や記念日に合わせたキャンペーンメール
・定期的なニュースレター　など

活用事例：
新商品のプロモーションメールを送る際、既存のテンプレートに製品名や割引コードを挿入すれば、パーソナライズされた新商品の告知メールを簡単に送信することができます。
特定の顧客層に合わせたテンプレートを複数用意すれば、ターゲットに応じた異なる内容を迅速に提供できるため、マーケティングの成果も向上も期待できます。

2.2 営業活動におけるメール

営業活動では、日程調整や商談の進捗報告など、頻繁に同じ内容のメールを送る必要があります。

HubSpotのテンプレート機能を活用することで、毎回ゼロからメールを作成する必要がなくなり、効率が大幅に向上します。

具体的な活用シーン：
・初回の提案メールや商談のフォローアップ
・日程調整メール
・契約締結前の最終確認メール

活用事例：
営業チームが「お見積もりのご確認依頼」というメールを送る場合、事前に作成したテンプレートを使い、顧客名や見積もりの詳細（金額や見積有効期限など）をパーソナライズトークンを利用して自動で挿入することができます。

また、商談が進んだ顧客に対して「次のステップに進むためのご案内」などのテンプレートを営業チーム内で用意しておけば、適切なタイミングでのフォローアップがしやすくなり、タイムリーな営業活動ができます。

2.3 カスタマーサポートにおけるメール

カスタマーサポートチームにおいても、テンプレートを活用することで顧客対応が迅速かつ正確に行えるようになります。

問い合わせの対応やトラブルシューティングの際に、よくある質問への回答や、サポート完了の通知などを定型化しておくことで、顧客満足度を高めることができます。

具体的な活用シーン：
・よくあるトラブルへの標準回答
・問い合わせ対応の進捗報告
・サポート終了後のフォローアップ

活用事例：
顧客からの問い合わせに対し、あらかじめ「よくある質問の回答」のテンプレートを用意しておけば、迅速に対応できるため、顧客は長い待ち時間を感じることなく問題解決が進みます。また、サポートが完了した際には「サポート完了のお知らせ」というテンプレートを活用し、丁寧に対応状況を報告することで、顧客からの信頼獲得にもつながります。

3．メールテンプレートの作成方法

HubSpotでメールテンプレートを作成する方法は簡単です。以下の手順で行います。
今回は例として「日程調整メール」を作成します。
※営業チーム、マーケティングチーム、カスタマーサポートチームすべてに共通する作成方法となっています。

①「ライブラリー」→「テンプレート」をクリックする

②「新規テンプレート」をクリックして［ゼロから作成］を選択する

※「テンプレートライブラリーから」をクリックした場合は
HubSpot側で用意しているメールのテンプレートを使用できます。

今回は下記の画面でメールを作成していきます。

③「名前」の部分に任意の名前を入力する
※ここに入力された名前は、Hubspot内で管理するための名前です

④つぎに「メールの件名」を入力する

⑤テンプレートを他の人にも共有してし問題なければ「全員と共有」を選択する
※非公開を選択すれば、自分以外には見えないテンプレートになります

⑥メール文を入力する
※太字や下線などのカスタマイズも可能です

⑦コンタクト情報（例：姓や名など）をメール内に入れたい場合は
「パーソナライズ」→「コンタクトトークンを挿入」から欲しい情報を入力する

⑧今回はコンタクト情報の「姓」の情報を入力したいので「姓」と入力し
「姓」をクリックする

※このような見え方になったらコンタクトトークンの挿入が成功しています

⑨今回は必要ありませんが、「挿入」をクリックするとミーティングリンクの挿入、動画の挿入などもできます

⑩新規のテンプレートの場合は「新規のテンプレートを保存」を、
既存のテンプレートの場合は「既存のテンプレートを保存」をクリックして保存する

⑪このような画面になったらメールテンプレートの作成が成功！

以上のステップにより、毎回ゼロからメールを作成する必要がなくなり、
定型メールの作成が短時間で完了します。

4．メールテンプレートを活用するメリット

メールテンプレートを活用するメリットはさまざまです。
下記では、活用することでどのような効果が期待できるかを挙げています。

4.1 メールのカスタマイズ時間を短縮できる

HubSpotのメールテンプレート機能を活用すると、メールを一から作成する手間を大幅に省けます。営業メールやフォローアップメールなど、とくに頻繁に使用されるメールは、あらかじめ作成しておいたメールテンプレートを使えば数クリックで作成・送信が可能になります。

通常であれば、顧客ごとに宛名や内容を手作業で書き直す必要が発生しますが、
メールテンプレートを使えば、顧客の名前や見積もりの詳細情報などを自動で挿入できます。

その結果、迅速にメール対応が完了でき、営業チームはより多くの時間を新しい商談に費やせるようになります。

4.2 テンプレートの標準化による一貫性が保てる

メールテンプレートを活用すれば、担当者によりバラつきが生じやすいメールの内容を標準化できるため、送信するメールの内容や品質に一貫性を持たせることが可能です。

例えば、営業チームが異なる担当者で、同じ顧客にメールを送る場合も、メッセージに一貫性を保つことができます。

特に複数の担当者が関わる営業チームやカスタマーサポートにおいては、同じ顧客に異なるメッセージを送ってしまうリスクが軽減されますので、役立つ機能ではないでしょうか。

顧客はどの担当者からも同じ高品質なサポートを受けられるため、企業や担当者としての信頼感の向上にもつながります。

4.3 パーソナライズ化されたメールの送信ができる

HubSpotのメールテンプレートには、「パーソナライズトークン」というものを挿入することができ、相手（受信者）に応じた個別の内容を反映させたメールを簡単に作成することができます。

これにより、顧客ごとに異なる名前や企業情報を自動で挿入でき、パーソナライズされたメッセージを送ることが可能です。

例えば、営業チームが新サービスのご案内メールを送る場合、パーソナライズトークンを使って「〇〇様、〇〇サービスが期間限定で10%割引です」と、各顧客ごとに名前と興味のある製品・サービスを反映させた内容を自動挿入するなどの使い方も可能です。

顧客はより自分に合った情報を受け取ることができ、開封率やクリック率の向上が期待できます。

4.4 スニペット機能でメール作成を迅速化できる

HubSpotには、スニペット機能も備わっており、メール内で頻繁に使用するテキストやフレーズを定型文として保存しておくこともできます。たとえば、同じあいさつ文やクロージング文を繰り返し使う場合に、スニペットに保存しておけば、メール作成時に簡単に挿入でき、作成時間を大幅に短縮できます。

たとえば、カスタマーサポートチームが「お問い合わせありがとうございます。サポートチームより追ってご連絡いたします。」といった定型文を毎回書く代わりに、スニペットに保存しておけば、数秒でメールに挿入でき、他の対応にすぐ移ることができます。

このように、HubSpotのメールテンプレートを活用することで、営業やカスタマーサポートチームの作業効率を劇的に向上させ、顧客対応の質を維持しながら業務のスピードアップを図ることができます。

5．メールテンプレートの注意点

一方で、メールテンプレートを活用する際には注意点もあります。
下記では、活用する際の注意点を記載しますので、参考にしてみてください。

5.1 テンプレートの陳腐化による定期的な更新が必要

HubSpotのメールテンプレートは便利な機能ですが、メールテンプレートを長期間使用しているうちに内容が古くなり、陳腐化するリスクがあるため注意が必要です。

そのため、定期的にテンプレートの内容を見直し、最新の情報にアップデートすることが重要です。

特に、プロモーションや製品情報が頻繁に変わる企業では、テンプレートを放置すると古い情報を顧客に提供してしまうことになりかねません。そのため、定期的なテンプレートの見直しと更新が必要です。

たとえば、毎年開催しているセール用のテンプレートを使用していた場合、前年の割引率やキャンペーン内容がそのまま残っていると、顧客に誤った情報を伝えるリスクがあります。このような場合、最新の割引情報やキャンペーン期間に合わせてテンプレートを更新し、正確な内容を提供できるようにしておくことが重要です。

また、マーケティング業界ではトレンドが急速に変化するため、言葉遣いを定期的に見直す必要があります。例えば、カスタマーサポートのフォーマルな文章が、ビジネスのトーンに合わなくなった場合も同様です。

下記はメールテンプレート更新時のポイントです。

更新時のポイント：
・定期的にプロモーションや製品情報を確認し、必要に応じて内容をアップデートする
・テンプレートのデザインや表現方法が時代遅れにならないよう、半年ごとに見直す
・新製品や新しいサービスの登場時に、該当するテンプレートも併せて更新する

このように、古い情報により顧客を混乱させ、信用を失うリスクがあるため、定期的なチェック体制を整えることが不可欠です。自社の情報やルールの変化や、顧客ニーズに対応したメールテンプレートのメンテナンスに注意していきましょう。

6．メールテンプレート機能でメール作成業務の効率化を図るために

いかがでしたか？

改めて、HubSpotのメールテンプレート機能を活用することで、営業、マーケティング、カスタマーサポート業務の効率が大幅に向上します。

特に、定型的なメール送信が多い業務では、テンプレートを効果的に使用することで、業務時間を削減し、顧客とのコミュニケーションの質を保ちながら迅速な対応をすることが可能になります。

メールテンプレートの活用で、企業としてのメールコミュニケーションの質の標準化と、効率化、そして結果的に顧客満足度の向上の両立ができますので、ぜひ試してみてください。