HubSpotで採用管理を実現！ATSとしての活用方法とメリットをご紹介

採用市場のトレンド

近年、採用市場は急速に変化しています。
説明会から面接、内定通知に至るまで、すべてのプロセスをオンラインで完結させる企業が増えており、求職者も就職・転職活動をオンライン前提で進めるようになりました。

また、中途採用では「一つの企業に長く勤める」という価値観が薄れつつあり、候補者は転職を前提に、自分にとって最適な環境を柔軟に選ぶ傾向が強まっています。

このような中で、求職者（新卒・中途）が企業探しや企業研究のために活用するのは、

• 企業の公式ホームページ
• 企業のSNS（LINE・YouTube・Instagram・Xなど）
• クチコミサイト
• サービスサイト
• 就職情報サイト

などといったオンラインチャネルが多い傾向にあります。

しかしながら、企業側はこの変化に十分に対応できているとは言えず、オンライン上での情報発信や候補者との接点づくりに課題を抱えているケースが少なくありません。

実際に、従業員1,000名以上の大企業へアンケート調査では、公式ホームページ（オウンドメディア）やSNS、クチコミサイトなどの採用施策よりも、エージェントやナビサイト、スカウトサービスなどをメインに採用活動・募集活動をしていることが明らかになっています。
（参考）「大企業の採用広報における課題調査」｜talentbook株式会社

そのため、企業の採用活動において、このような候補者のアクションに即した採用戦略を行っていくことが重要になってきます。

採用活動における課題

近年、多くの企業が採用活動に課題を抱えており、弊社にもそのようなご相談をいただく機会が増えています。
採用がうまくいかない背景には、1つの要因だけではなく、複数の要因が複雑に絡み合っているケースが多いです。

以下は、弊社がご支援するなかでもよく目の当たりにする課題例です。

・タレントプールが形成できていない
・歩留まりが悪い
・入社後の定着率が低い
・候補者の非効率な管理

まず第一に挙げられるのが、「タレントプールが形成できてない」ことです。
タレントプールとは、将来的に採用の可能性がある優秀な人材の情報を中長期的に蓄積・管理し、適切なタイミングでアプローチするためのデータベースのことを指します。

過去に接点のあった応募者やインターン経験者との関係性を継続的に管理できておらず、有望な候補者を次回以降の採用に活かせていない企業が多く見受けられます。

次に、「歩留まりの悪さ」が挙げられます。
エントリー数は確保できていても、面接への移行率や内定承諾率が低く、多くの候補者が選考の途中で離脱してしまう状況です。

また、「入社後の定着率の低さ」も企業が直面しがちな課題の一つです。
選考段階での情報提供や見極めが不十分で、入社後に候補者が感じる業務内容や職場環境とのギャップが要因となり、入社後すぐの離職が発生します。

そして、これらの問題を複雑化させているのが「採用業務の非効率さ」です。
面接日程の調整や候補者との連絡、進捗状況の把握が属人的で煩雑になりやすく、全体として採用活動の生産性を損うといったことになりかねません。

これらの課題は、それぞれが独立しているわけではなく、相互に影響し合っています。

つまり、効率的で戦略的な採用体制を構築するためには、全体を見据えた仕組みづくりが必要不可欠なのです。

HubSpotは採用管理ツール（ATS）として使えるか

HubSpotはどんなツール？

HubSpotは、もともと「インバウンドマーケティング」に特化したツールとして、アメリカのHubSpot社が開発しました。

マーケティングや営業のアクションをこちらから仕掛けるのではなく、求職者（候補者）が自ら情報を見つけてアクションを起こすことを促すための機能が備わっているCRMです。

ブログやウェブサイト構築、フォームの最適化、SNSや広告の配信、メール送信などを通じて、現在就職活動あるいは転職活動をしている方々に価値ある情報を届け、信頼関係を築くといった一連の仕組みを一元的にサポートしてくれるCRMプラットフォームとなっています。

この「インバウンドマーケティング」の考え方は、実は採用活動にも非常に相性が良いのです。

HubSpotは採用管理ツール（ATS）として活用可能

近年、採用分野でも「インバウンドリクルーティング」の考え方が注目されています。
インバウンドリクルーティングとは、候補者に対して自社の魅力を発信し、興味を引き、選ばれる企業になるというアプローチで、インバウンドマーケティングの手法と非常によく似ています。

HubSpotを採用管理ツール（ATS）として活用すれば、

・候補者の情報や選考ステータスを一元管理できる
・対応の抜け漏れを防ぎ候補者ごとにスムーズで質の高いコミュニケーションをとれる
・候補者の属性や行動履歴をもとに、最適なタイミングで情報を発信できる

などといったことが可能になります。

また、「インテント〇〇」という言葉も注目を集めており、採用領域においても「インテントリクルーティング」といった用語が使われるようになってきました。
インテントデータという言葉がありますが、これは求職者の意図や興味・関心を示すWeb上での行動履歴や、そこから読み取れるインサイトのことを指します。これらのデータは、求職者を起点とした効果的なアプローチを行ううえで、非常に重要な役割を果たします。

HubSpotでは、このインテントデータを蓄積・活用することが可能で、前述の「インバウンドリクルーティング」の実現にも貢献します。求職者の行動や関心を的確に把握することで、タイミングを逃さず、より最適なコミュニケーションが可能となります。

HubSpotで採用管理を行うメリット

では実際に、HubSpotで採用管理を行うことで企業が得られるメリットをご紹介します。

ブランディングの強化ができる

HubSpotを使えば、採用活動全体において一貫したブランド体験を設計でき、企業のブランディングを強化することができます。
具体的には、求職者との最初の接点であるWebサイトから、選考中のコミュニケーション、内定後のやり取りに至るまで、統一感のある情報発信が可能になります。

以下は、採用ブランディングの強化に特に効果を発揮する機能です。

◆自社の魅力を伝えるコンテンツの発信が簡単にできる機能
・ウェブサイト/ランディングページ作成機能
　テンプレートを活用し、デザイン性の高い採用ページを簡単に構築
・ブログ作成機能
　社風や社員インタビューなど、ストーリー性のある情報を発信
※ウェブサイトやブログはスクラッチで作成することもできます。

◆SNSや広告を活用して企業認知拡大を支援する機能
・SNS連携機能（Instagram・X・LinkedIn・YouTubeなど）
　投稿スケジュール管理、配信の自動化、エンゲージメント分析が可能
・広告連携機能（Google・Meta・LinkedIn）
　キャンペーン作成、分析、リストの同期、イベント設定などが可能

◆コミュニケーション全体の一貫性を保つ機能
・メールマガジン送付
　デザインされたメルマガの一斉送信、シナリオ配信、ステップ配信など
・LINE連携/メッセージ送付
　公式LINEとの連携、1対1メッセージ、メルマガ同様自動メッセージ配信など

このようなHubSpotの機能を活用して、一貫したブランド設計をすることで、候補者に信頼感を与えることができるようになり、「この会社で働きたい」と感じてもらえるようブランディング強化を図ることが可能です。

応募者ごとに体験を提供できる

また、候補者の属性や行動履歴に応じてセグメント化し、パーソナライズされた情報発信ができるのもHubSpotの大きな強みです。
具体的には、以下のような対応が可能です。

◆候補者を属性や行動でセグメント化
例：
・学生
・社会人未経験者
・業界経験者　
・特定の行動（例：採用ページ閲覧）　など

◆セグメントに応じた情報配信
・学生向けには、社風や先輩社員の声を紹介するブログ記事を配信
・経験者向けには、キャリアアップの事例や働き方の紹介動画を配信
・一定の行動（例：採用ページ閲覧）を起点に、説明会案内メールを自動送信

このように、候補者一人ひとりに寄り添った情報提供を可能にするため、応募の質や選考通過率の向上にもつながります。

採用業務の効率化ができる

採用活動には、候補者との日程調整や案内メールの送信など、意外と時間を取られる業務が数多く存在します。
HubSpotを使えば、細かな作業やコミュニケーションを自動化し、効率的に業務を進めることができるようになります。
例えば、以下のようなことができます。

・日程調整の自動化
　GoogleカレンダーやZoomと連携して、空き日程の提示や調整を自動化
　リマインドも自動送信
・選考情報案内の自動化
　選考案内やインターンシップ、求人情報を自動送信
・コミュニケーションの効率化
　お礼メール、選考結果などの定型文をテンプレート化し、繰り返し利用
・ドキュメント管理
　会社説明資料や職種別の要項などを一元管理（都度共有することが不要に）
・タスクの自動化
　候補者の選考ステータスの変化に応じて、次回アクションをタスクとして自動生成
・通知の自動化
　ステータス変更やコメント追加時に、関係者にリアルタイムで通知送信

このように活用することによって、候補者への対応漏れやダブルブッキングといったヒューマンエラーを防ぎながら、繰り返し発生するような作業を減らし、採用チーム全体の業務効率を高めることが可能です。

採用活動の成果をレポートで可視化・改善できる

HubSpotには、採用活動の成果を可視化し、改善につなげるためのレポート・ダッシュボード機能も備わっています。
採用活動の良し悪しを感覚的に判断するのではなく、数値に基づいた判断ができるようになるので、採用担当者への属人化を防ぎ、組織全体で再現性のある採用施策の設計ができるようになります。

◆レポート機能でできること
・応募チャネルの効果測定
　どの媒体（自社サイト・求人メディア・SNSなど）からの流入が多いか、どのチャネルがコンバージョンに寄与しているかを分析
・歩留まり分析
　エントリーから内定までの各ステージにおける移行率や離脱率を把握し、職種ごとの課題を特定
　職種や年代、月などでセグメントすることも可能
・カスタムレポートの作成
　任意の条件・KPIを自由に設定し、自社の採用フローに即したレポートを柔軟に作成

◆ダッシュボード機能でできること
・複数レポートの統合表示
　必要なレポートをひとつの画面にまとめて表示
・関係者間での情報共有
　ダッシュボードを部門ごとで共有し、関係者が同じ指標をもとに会話・改善することが可能

HubSpotを活用した採用管理の方法

それでは実際にHubSpotを活用した採用管理方法について、以下の5つに分けてご紹介します。

①候補者情報や選考ステータスの一元管理
②採用ブランディング強化と母集団形成
③候補者とのコミュニケーション
④候補者属性、職種や媒体などの集計と分析
⑤入社後の満足度調査

①候補者情報や選考ステータスの一元管理

HubSpotでは、基本的に「コンタクトオブジェクト」内に候補者情報を格納していきます。

▼候補者管理の例

• 候補者の氏名
• 選考ステータス
• メールアドレス
• 電話番号
• 住所
• 履歴書
• 過去のコミュニケーション履歴

などを1つの画面で管理できます。

また、選考ステータスに関しては、別途「パイプライン機能」を活用することで、選考ステータスを可視化することもできます。

▼選考パイプラインの例

例えば、ステージ名は以下のように詳細に設定することができます。

ステージ名	確率
有効応募	10%
面接設定中	20%
面接辞退	不成立
応募時NG	不成立
面接実施	30%
不合格・面接	不成立
面接合格	40%
健診待ち	50%
判定待ち	50%
不合格・健診	不成立
内定	80％
辞退	不成立
入社	成立

どの候補者が、どの選考段階にいるかをひと目で把握することができます。

②採用ブランディング強化と母集団形成

HubSpotでは、自社の魅力や文化を発信するための採用専用の特設サイトやランディングページ、ブログをノーコードで作成できます。
加えて、InstagramやX、YouTubeなどのSNSと連携し、多チャネルでの情報発信が可能です。
これらを組み合わせて、次のように実際の運用フローを構築できます。

【ステップ1】採用専用ページ・コンテンツ・求人票を作成
・「新卒採用ページ」「キャリア採用ページ」「インターン募集ページ」など用途別に作成
・採用ブログで「社員インタビュー」「働き方」「社内カルチャー」などを定期的に投稿
・各ページにHubSpotフォームを埋め込み、「資料請求」「イベント参加登録」などのリード獲得ポイントを用意

【ステップ2】SNSとHubSpotの連携で情報発信
・HubSpotとSNS（Instagram、X、LinkedIn、YouTubeなど）を連携
・HubSpot上で投稿文を作成（画像などはCanvaと連携して作成・アップロードが可能）
・投稿スケジュールを事前に設定
・「職場の雰囲気」「社員の日常」「社内イベント」などの投稿をスケジューリングし自動配信
・投稿ごとのエンゲージメントデータをHubSpotで自動集計

【ステップ3】接点を持った候補者をデータベース化
・フォーム入力者やSNSからの流入を「コンタクト」として自動登録
・学生/中途/職種/興味のあるコンテンツなどでタグ付けし、セグメントリストを作成
（例）「会社説明会参加者」「ブログ閲覧3回以上の学生」など関心度に応じてグルーピング

【ステップ4】ナーチャリングメールの自動配信
・ページの閲覧履歴に応じてワークフロー機能でメールを自動配信
（例）会社紹介資料ページの閲覧 → 社員インタビューページの閲覧 → イベント案内メールの送信
・配信メールの開封率やクリック率に応じて関心の高い層にさらに個別メールを配信

【ステップ5】説明会やイベントへの動員
・イベントへの申込フォームをHubSpotで作成・管理
・関心度の高いコンタクトへ「会社説明会」や「カジュアル面談」の案内を配信
・出席後のアンケートを回収し、満足度や応募意向をスコア化

このように、HubSpotを起点に「情報発信 → 関心のある層のデータ化 → 継続的な接点創出 → 応募獲得」までの流れをつくることで、広告出稿ばかりに頼らず、自社のファンとなる層をベースとした母集団を形成していくことができます。

③候補者とのコミュニケーション

採用業務では、書類選考、1次選考、2次選考…と選考数が多ければ多い程日々候補者とのコミュニケーションが頻発します。
HubSpotは、このような候補者と採用担当者間でのコミュニケーションを効率化する機能が備わっています。
例えばGoogleカレンダーやZoom、メールなどと連携し、日々の採用業務を自動化・効率化することもできます。

以下は具体的な運用例です。

カテゴリ	HubSpotの機能	運用の具体例
面接調整の自動化	・カレンダー連携機能 ・Zoom連携 ・ワークフロー機能	– 候補者自身が希望面接日を予約 – Zoomリンクを自動生成・送信 – リマインドメールを自動送信
メール対応の効率化	・テンプレート機能 ・ワークフロー機能 ・メールトラッキング機能	– 面接案内やお礼メールをテンプレート化 – ステージ変更に連動してメール自動送信 – メール開封・クリック状況の収集 – 適性検査や筆記試験の案内メール
採用資料の一元管理	・ドキュメント機能	– 会社案内や説明資料HubSpot上で管理 – 候補者の資料閲覧状況を確認
タスク自動化・通知	・タスク機能 ・通知機能	– ステージ変更に応じて関係者にタスク自動登録 – 通知をSlackやメールで自動配信 – タスクの進捗をダッシュボードで可視化

このように、HubSpotの複数の機能を同時活用することで、手作業での確認や連絡ミスを減らし、採用チーム全体の業務効率を大幅に向上させることができます。

結果的に、選考スピードが向上するため、内定獲得にもつながりやすくなります。

④候補者属性、職種や媒体などの集計と分析

また、ブランディング強化や採用業務の効率化だけでなく、自社に合う人材を確保するためには、候補者情報をきちんと管理し、集計・分析することで採用活動のボトルネックや効果的なチャネルを定量的に把握することも必要です。

HubSpotのレポート機能とダッシュボード機能の活用で、職種別・媒体別・選考フェーズ別など、多角的な視点から成果を可視化することができます。

たとえば次のような形で、具体的な分析と改善施策に活用可能です。

分析軸	HubSpotの機能	運用の具体例
職種別の歩留まり （職種・パイプラインを軸にした分析）	・レポート機能 ・ダッシュボード機能	（例）書類選考→一次面接の通過率が著しく低い職種に注目し、要件定義や募集要項の見直しを検討
媒体別の応募効果 （ソースプロパティを軸にした分析）	・レポート機能 ・ダッシュボード機能	（例）各媒体からの応募数・面接通過率・内定率などを比較し、費用対効果の高い媒体に絞って予算を集中
属性別の傾向分析 （セグメントリストを用いた分析）	・レポート機能 ・ダッシュボード機能	（例）学生／経験者／業界未経験など、属性ごとの定着率や歩留まりを可視化し、ターゲット戦略を再設計

このように、HubSpotを活用することで「根拠ある判断」に基づいた採用戦略の見直しが可能になります。

⑤入社後の満足度調査

採用活動において、内定者や入社者に対しての満足度調査を行うことも重要な業務です。
HubSpotのフォーム機能やアンケート機能を使うことで、この満足度調査を行うことができます。
とくに離職率が課題の企業の場合、入社後の各フェーズで元候補者（社員）からのフィードバックを定期的に収集して離職の前兆を把握することは重要です。また、フィードバックから得た意見をもとに次の採用やオンボーディング施策へ活かし定着率の向上に役立てることができるのです。

タイミング	HubSpotの機能	運用の具体例
内定承諾直後（入社前）	・アンケート機能 ・ワークフロー機能 ・タスク機能	– 内定通知メールにアンケートリンクを挿入し、入社動機や不安を収集 – 回答をもとに担当者にタスク、個別フォローを実施
入社初日〜1週間以内	・アンケート機能 ・タスク機能	– 入社初日の感想や困りごとをアンケートにてヒアリング – 回答に応じて人事や担当者にタスク
入社1か月～3か月後	・ワークフロー機能 ・レポート機能	– 定期的に満足度や抱えている課題をアンケートで収集 – レポートで離職者・長期就業者のタイプや傾向を可視化し早期離職の兆候を察知

定着率を向上させるためにも、こうしたフィードバックループの設計が欠かせません。

このように、HubSpotは単なる選考管理にとどまらず、「採用の質」や「入社後のフィードバック回収」「定着率向上（離職防止）」にまで踏み込んだ運用ができることが大きな強みです。

ATSとしてHubSpotを活用し、採用管理を効率化させよう

いかがでしたか？
​HubSpotは、候補者情報の一元管理、選考ステータスの可視化、ブランディングの強化、業務の効率化、そして採用活動の分析と改善を可能にするオールマイティなCRMと言えます。
HubSpotの機能を目的に応じて組み合わせて活用することで、採用業務の効率化だけでなく、よい人材の獲得や人材の定着にまでつなげることができます。

​今後の採用活動において、HubSpotを採用管理ツール（ATS）として活用し、戦略的かつ効率的な採用管理を実現してみてはいかがでしょうか。

HubSpotについてナウビレッジに相談する